艺术中国

完美的集体讨论

艺术中国 | 时间: 2011-08-19 17:13:25 | 出版社: 中信出版社

改善集体讨论的7个秘密

1.深化主题

好的自由讨论者会以一个对问题的精炼陈述开始讨论。这可能只是一个简单的发问。尖锐比模糊更好。如果你能就问题的特征做一个非常清晰的描述,会议将会有一个更好的起点,你也会更容易把大家带到主题上来。一个没能对问题进行清晰陈述的自由讨论者就像一家公司没有一个明确的策略一样:这样,你将会漫无目的地游荡,并且需要许多特别的运气或才能才会成功。如果你发现自己在主持一个缺乏明确方向的会议,那么你不妨花上几分钟形成一个好的问题陈述。这个时间是值得的。例如,“防止咖啡溅出的咖啡杯盖子”可能会是一个较差的集体讨论主题,因为它太狭隘了,而且暗示你已经知道了答案。另一个主题,如“自行车水杯支撑物”,则太枯燥和产品中心化了。也许自行车手们根本不用水杯,因此他们当然不需要水杯支撑物。一个更好的、更开放的主题也许是“帮助骑自行车的人在喝咖啡时不让咖啡溅出或烫到舌头”。选取一些切实的、可以调动参与者积极性的话题,同时又不要限制可能的解决途径。

我们还发现,最好的议题陈述更向外关注顾客的具体需要或服务的提高,而不是向内关注公司的某个目标。例如,“我们如何才能从X公司手中重新收复市场份额”或“我们如何才能制做出比Y公司更好的搜索引擎”这样的议题不大可能产生受市场欢迎的发明。相反,一系列更具体的、以顾客为中心的自由讨论议题,诸如“我们如何才能加快顾客通过调制解调器拨号上网搜得最新信息的过程”等,可能会打开你正在寻求的具有竞争力的发明的帷幕。

2.有趣的规则

不要一开始就批评或争论某些创意。这样会很快消耗掉讨论的能量。你需要在不拒绝批评者的情况下避开批评。在IDEO,我们的许多会议室里都有一些用15厘米高的字母印在墙上的集体讨论的规则,比如“循序渐进”、“大胆创意”、“生动具体”等等。你不愿意把它们标在墙上吗?当与会者要把讨论转变成普通会议时,也许这些提示会像警钟一样敲响。或者你可以把集体讨论的规则印在一张大海报上,或把它们醒目地写在一块白板上。

3.计算你的创意

要计算每一个创意显然是很必要的,不是吗?它虽然如此明显,我们却花了将近10年才领会到这一点。计算集体讨论中产生的创意有两个方面的好处。首先,它是激发以前和当下讨论的参与者的积极性(让我们试着离开屋子之前获得100个创意)或检测已完成的讨论的流畅性的工具;其次,它是在不跑题的情况下在创意之间进行往复比较的极好途径。我们发现,每小时100个创意通常表明讨论进程是良好流畅的。每小时150个创意则差不多到了极限。当然,最终起决定作用的还是创意的“品质”,但我们也注意了莱纳斯·波林关于创意的“数量”的建议。

4.建设和跳跃

注意“建设”和“跳跃”的机会。气氛高度活跃的集体讨论倾向于沿着一系列陡峭的“能量”曲线进行,在这个过程中,能量的曲线开始上升得很慢,然后会激剧上升,最后进入高峰的稳定期。最好的主持者在第一个阶段会营造一个轻松、舒缓的交流气氛,并且清楚地知道要让创意顺利通过能量曲线的陡峭部分。当能量沿着曲线的方向逐渐进入高峰平稳期时,主持者的目的就达到了。

上面提到的讨论在自行车上喝水的例子里,一个保持讨论势头的好的、“建设性”的意见也许是:“缓冲器是一个很好的创意。现在的问题是,当自行车颠簸时,有什么别的途径能减少水的溢出呢?”与此形成对照的是当讨论逐渐停滞时,一个好的、“跳跃性”的过渡陈述也许是这样的:“好吧,让我们换个角度,考虑一下完全 不用手 的解决方案吧。它允许车手的双手在任何时候都不用离开车把。这样的解决方案会怎么样呢?”

试着构思一个创意,同时也鼓励另外的方案或引进一些小小的转变。或者采取跳跃性步骤,迅速回顾一下以前你想过的一些办法或彻底构造一条新途径。无论你采取什么办法,你都要努力到达下一段能量曲线,保持讨论的活力。

5.空间记忆

伟大的集体讨论的主持者应当理解空间记忆力的重要性,把涌现出来的创意写在大家可见的地方。虽然有许多方便群体工作的新兴数字技术,我们还是用非常低级的技术工具获得了很大的成功,这些工具包括夏比牌(Sharpie)写字板、巨大的记事贴、桌子上的厚纸等等。集体讨论是一个热烈的集体导向的过程,主持者迅速记下创意是把群体凝聚在一起的要点之一。我们在这里讨论的不是做个人笔记的问题,而是要抓住创意让大家看到讨论的进展,然后回到那些似乎更值得关注的问题上来。

在讨论开始之前,把每一面墙壁和平面都用纸盖上,这样你会发现自己不会陷入必须擦掉一些创意以腾出空间的尴尬境地,还会发现大家通过在屋子里移动身体来记录和草拟创意而形成某种协作。当你敏锐地捕捉到大家的创意时,要在心里记住那些值得回头讨论的建设性或跳跃性环节。在你回到墙上所记录的某条创意的要点时,空间记忆力会帮助大家重新把握那条创意刚浮现时大家的反应。

6.精神热身活动

大家都很忙,时间总是很紧。值得在集体讨论开始时“耗费”一些时间做某种形式的热身活动吗?或许吧。但这种“或许”在某些情况下很快就变成了“肯定”:

大家以前没有在一起工作过。

大部分成员不经常参与集体讨论。

    ◎大家似乎被一些紧迫但不相干的话题搞得心烦意乱。

我们尝试过的一种热身活动是一种快节奏的文字游戏,其实就是为了净化大脑,让大家进入一个更轻松友好的氛围。当这种集体游戏开始后,你感觉自己似乎被安排在一个初级健身班里,大家都在帮助你和周围的人打成一片,不时地打消你对最近的操作故障或未读的电子邮件的挂念。

另一种热身活动是做一些与讨论主题相关的家庭作业。几年前,我们在IDEO做了一项检验不同的集体讨论热身技术价值的系统研究。我们把我们的所有成员划分为3组,让他们探讨某种新技术在玩具产业中的应用。

我们先给其中的两个小组布置了家庭作业:一组阅读一些背景资料和听一场相关技术的专家报告;另一组到当地的玩具店里花了半个小时的时间考察所有产品的技术情况。第三个小组则未经热身直接来参与集体讨论。猜到结果如何了吗?去玩具店的那个小组在创意的数量和质量方面都比其他两个小组表现得更为出色。也许这个结果不够科学,无法提交给《新英格兰医学杂志》(NewEnglandJournalofMedicine),但我们还是相信自己的实践。现在我们经常让讨论者“展示并讲述”,从而帮助大家设想可以应用于讨论主题的各种选择和素材。

我在IDEO参加过的最成功的集体讨论之一是一次关于开发新型酒精饮料容器的讨论。在正式讨论之前,我们在会议桌上堆满了瓶子、起子和各种材料,以及从瓷制的葛兰斯 (Grolsch)啤酒瓶塞到优雅的黑色日本米酒长颈瓶之类的东西。到我们审视完桌子上的所有物品时,会议的气氛已经活跃起来了。在我们结束会议之前,我们已经获得了好几百个创意,以及一个有关如何帮助客户有所发明的观点。

把集体讨论的规则贴在墙上,就可以保证讨论沿正常轨道进行。

葛兰斯是荷兰皇家葛兰斯集团的啤酒品牌。 (译者注)

7.具体化

好的集体讨论总是特别形象生动,其中会有草稿、图示、表格和数据等,但你不必像一个艺术家那样通过素描或图表让你的观点被了解。把你的怯场心理丢在门外,带着你所有的具体工具进来好了。

但最好的集体讨论确实常常是具体化的。我们超越了两个维度,而努力构造出了三个维度。第一条途径是吸收除了厨房下水道(当然,如果有必要,我们也不排斥)之外的任何东西。这意味着有竞争力的产品、其他领域的精细解决方案以及可以应用的领先技术都可以拿来为我所用。具体化的第二条途径是用手边的材料制作模型:木块、泡沫塑料、管子、传送带以及任何可能有用的材料。第三条途径是“身体灵感”,即演示当前行为或习惯模式,看它们可以如何被改变。我们从诸如自动售货机到汽车坐位之类的产品上获取灵感,让我们的创意指向各种各样改进的机遇。

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《创新的艺术》第四章